Polityka prywatności TransApp

Administratorem danych osobowych jest MAIKON sp. z o.o. z siedzibą w Nowej Wsi (ul. Promowa 1A, 87-162 Nowa Wieś), wpisana do KRS pod numerem 0001197288, NIP 8792770797, REGON 542862029 (dalej „Administrator"). Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

Przetwarzamy dane podane przy rejestracji i korzystaniu z Serwisu: imię i nazwisko / nazwa firmy, NIP, adres e-mail, numer telefonu, dane firmy i tras, dane konta, w tym hasło zabezpieczone w postaci skrótu kryptograficznego oraz dane niezbędne do rozliczeń, w tym status zapisania metody płatności, zgody na przyszłe obciążenia i statusy płatności. Nie przechowujemy danych kart płatniczych, obsługuje je operator płatności.

Zapytania i oferty. Jeżeli zgłoszą Państwo zapotrzebowanie na przewóz mailem, telefonicznie, przez czat albo formularz, przetwarzamy treść zgłoszenia, dane kontaktowe i parametry ładunku, a także historię korespondencji, kolejne wersje oferty oraz zapis akceptacji (kto, kiedy i jakie warunki zaakceptował, wraz z adresem IP). Zapis akceptacji prowadzimy, żeby móc wykazać, na co dokładnie umówiły się strony, i jest on niezbędny do wykonania umowy oraz do obrony przed roszczeniami.

Zdjęcia ładunku. Użytkownik może dobrowolnie dodać do opisu ładunku maksymalnie 6 wybranych zdjęć. Wykorzystujemy je do przedstawienia ładunku, oceny warunków przewozu i obsługi zlecenia. Brak zdjęć nie blokuje dodania ładunku. Prosimy o zdjęcia bez danych osobowych, w szczególności bez wizerunków osób i czytelnych danych na dokumentach. Przy zapisie usuwamy metadane zdjęć, w tym zapis lokalizacji.

Zgodnie z obowiązkiem informacyjnym z art. 14 RODO informujemy, że przetwarzamy również dane kontaktowe firm przewozowych, które nie zarejestrowały się jeszcze w Serwisie, a które kontaktujemy w ramach marketingu bezpośredniego usług TransApp.

Kategorie danych: nazwa firmy, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość siedziby, obsługiwane kierunki tras oraz typy pojazdów.

Źródła danych: dane kontaktowe przekazane przez partnerów handlowych, z którymi przewoźnicy wcześniej współpracowali, oraz bazy danych przewoźników pozyskane od zewnętrznych dostawców. Konkretne źródło pochodzenia Państwa danych wskazujemy w informacji przekazywanej Państwu indywidualnie, najpóźniej przy pierwszym kontakcie i z zachowaniem terminów określonych w art. 14 RODO.

Cel przetwarzania: marketing bezpośredni usług TransApp skierowany do przedsiębiorców (przewoźników).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest promowanie własnych usług wobec przedsiębiorców).

Okres przechowywania: do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania lub do ustania celu kontaktu, nie dłużej niż wymagają tego przepisy.

Przysługujące prawa: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw wobec przetwarzania oraz wniesienie skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Kontakt w sprawie tych danych: [email protected].

• świadczenie usług i realizacja umowy, w tym prezentacja opcjonalnych zdjęć ładunku, art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• rozliczenia, faktury i obowiązki podatkowe, art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• weryfikacja przewoźników i bezpieczeństwo obrotu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);
• powiadomienia e-mail/SMS dotyczące zleceń, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Dla powiadomień aplikacji zapisujemy token push, losowy identyfikator instalacji, platformę, wersję aplikacji i zgłoszony przez urządzenie stan zgody. Historię zmian konfiguracji przechowujemy do 90 dni;
• marketing bezpośredni usług TransApp wobec przedsiębiorców, w tym kontakt z przewoźnikami spoza Serwisu (patrz pkt 3), art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• analiza statystyczna ruchu w Serwisie (Google Analytics) oraz skuteczności powiadomień (wejście w ładunek, obejrzenie, oferta i przyjęcie) oraz zachęt do pobrania aplikacji, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies statystyczne, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
• Pomiar skuteczności reklamy Google lub OpenAI, wyłącznie po odrębnej, dobrowolnej zgodzie przy zamówieniu transportu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przekazujemy identyfikator kliknięcia, czas i pseudonimowy identyfikator zdarzenia potwierdzonego zamówienia. Nie przekazujemy danych kontaktowych, parametrów ładunku, kodów SMS ani dowodów umocowania. Nie używamy tych zdarzeń do personalizacji reklam. Zgodę można wycofać na stronie sprawy lub przez [email protected], ze skutkiem na przyszłość. Zgoda na analitykę ani regulamin nie zastępuje tej zgody.

Dane mogą być powierzane dostawcom usług albo udostępniane właściwym organom wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług lub wykonania obowiązków prawnych:

• Stripe, obsługa płatności;
• InsERT S.A. (Subiekt 123), wystawianie faktur;
• Szef Krajowej Administracji Skarbowej, za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w zakresie danych z faktur i korekt przekazywanych w wykonaniu obowiązków prawnych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• SMSAPI, wysyłka wiadomości SMS;
• Enable Banking, techniczna obsługa odczytu wpłat na własny rachunek MAIKON na potrzeby weryfikacji kont;
• Meta, obsługa wiadomości WhatsApp Business Platform;
• Expo oraz dostawcy systemów urządzeń Apple i Google, przekazywanie powiadomień push;
• Geoapify, wyznaczanie tras i odległości;
• ElevenLabs, obsługa chatbota i asystenta głosowego; Telnyx, techniczna obsługa połączeń;
• OpenAI, wsparcie automatycznego rozpoznawania treści zapytań przetwarzanych z użyciem tej usługi;
• Google Analytics (GA4), statystyki ruchu w Serwisie, wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies statystyczne;
• Google Ads i OpenAI Ads, pomiar potwierdzonych zamówień przypisanych do kliknięcia reklamy, wyłącznie po odrębnej zgodzie na pomiar reklam;
• Cloudflare, ochrona i przyspieszenie działania Serwisu (CDN, ochrona przed atakami);
• Narodowy Bank Polski, kursy walut (dane publiczne, bez danych osobowych);
• dostawca hostingu (serwery w UE).

Zdjęcia ładunku na Giełdzie. Zdjęcia są dostępne nadawcy, upoważnionym osobom obsługującym zlecenie oraz zalogowanym przewoźnikom uprawnionym do oglądania danego ładunku, także przed przyjęciem zlecenia. Nie udostępniamy ich publicznie osobom niezalogowanym.

Partner realizujący przewóz. Jeżeli zgłoszą Państwo zapotrzebowanie na przewóz organizowany (§5a Regulaminu), Państwa dane kontaktowe i parametry ładunku mogą zostać przekazane przedsiębiorcy, który we własnym imieniu zorganizuje przewóz i będzie stroną umowy. Przekazanie następuje wyłącznie po wyrażeniu przez Państwa wyraźnej zgody, jest odrębne od samego wysłania zapytania i jest przez nas utrwalane wraz z datą. Taki przedsiębiorca staje się wobec tych danychodrębnym administratorem i odpowiada za nie samodzielnie; jego tożsamość (firma, NIP, adres) wskazujemy w ofercie, zanim podejmą Państwo decyzję. Zgody można odmówić bez żadnych konsekwencji, a odmowa nie ogranicza korzystania z Serwisu. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na [email protected], ze skutkiem na przyszłość.

Weryfikacja przewoźników odbywa się z wykorzystaniem publicznych rejestrów (Wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów, Krajowy Rejestr Sądowy).

Dane przetwarzamy co do zasady w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Część dostawców (m.in. Stripe, Google Analytics, ElevenLabs, Telnyx, Meta, Expo, Apple, OpenAI, Cloudflare) może przetwarzać dane również poza EOG. Odbywa się to wyłącznie na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w tym standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów zgodnych z RODO.

Dane przechowujemy przez czas korzystania z konta oraz przez okresy wymagane przepisami (m.in. podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat) lub do czasu przedawnienia roszczeń. Dla danych przewoźników pozyskanych spoza Serwisu obowiązuje okres wskazany w pkt 3. Zapytania, wersje ofert i zapisy akceptacji przechowujemy przez okres przedawnienia roszczeń z umowy, a gdy do umowy nie doszło, przez rok od ostatniego kontaktu.

Zdjęcia przypisane do zlecenia przechowujemy wraz z jego dokumentacją według powyższych kryteriów. Przed przyjęciem zlecenia użytkownik może usunąć zdjęcie z jego opisu. Zdjęcia przesłane, lecz nieprzypisane do zlecenia, oraz zdjęcia usunięte z opisu tracą dostępność po 48 godzinach. Ich pliki usuwa kolejny cykl porządkowania niewykorzystanych zdjęć.

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W celu realizacji praw skontaktuj się: [email protected].

Serwis używa plików cookie niezbędnych do działania (sesja logowania, bezpieczeństwo), które nie wymagają zgody. Za osobną zgodą na analitykę mierzymy reakcje na powiadomienia o ładunkach oraz wyświetlenia zachęty do pobrania aplikacji, odłożenie jej i kliknięcia odnośników do sklepów. Zdarzenia zachęty przechowujemy przez 30 dni. Kliknięcie odnośnika nie jest dowodem instalacji. Losowy identyfikator powiadomienia nie ujawnia adresu e-mail ani danych odbiorcy w linku. Po zalogowaniu rejestrujemy obejrzenie ładunku i powiązaną ofertę lub przyjęcie. Nie mierzymy otwarcia maila. Dane powiązania przechowujemy przez 30 dni. Zgodę można wycofać przez „Ustawienia prywatności”. Cookie powiązania z powiadomieniem zapisujemy wyłącznie po zgodzie na analitykę. Bez zgody link nadal otwiera właściwy ładunek po zalogowaniu, a reakcje nie są zapisywane. Korzystamy również z cookies statystycznych Google Analytics (GA4), które ładują się wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies (domyślnie wyłączone). Zgodę można wycofać w dowolnym momencie w ustawieniach przeglądarki lub ponownie w banerze cookies.

Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w Serwisie.

Po włączeniu przez nadawcę osobnej opcji asystenta głosowego przetwarzamy potwierdzony numer telefonu, informację o brakującej weryfikacji konta, datę wystawienia ładunku, wynik próby połączenia, identyfikator rozmowy i treść wypowiedzi potrzebną do obsługi przypomnienia. Celem jest wyłącznie przypomnienie o weryfikacji po aktywnym wystawieniu ładunku. Podstawą dobrowolnej obsługi głosowej jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgoda nie jest warunkiem korzystania z konta. Można ją wycofać w ustawieniach weryfikacji lub przez odnośnik wyłączenia przypomnień, bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.

ElevenLabs zapewnia technologię asystenta, a Telnyx połączenie telefoniczne. Dostawcy otrzymują wyłącznie dane potrzebne do swojej usługi. ElevenLabs przetwarza powierzone dane rozmowy według umowy powierzenia. Telnyx wykonuje usługę łączności; może również działać jako odrębny administrator metadanych łączności w zakresie swoich obowiązków prawnych i bezpieczeństwa. Ich usługi mogą obejmować przetwarzanie poza EOG, z zabezpieczeniami określonymi w umowach, w tym standardowymi klauzulami umownymi. Kopię właściwych informacji o zabezpieczeniach można uzyskać przez [email protected].

Dla dedykowanego asystenta przypominającego o weryfikacji zapis nagrania głosu jest wyłączony, a ustawiony okres przechowywania transkrypcji i danych rozmowy u ElevenLabs wynosi 7 dni. Nie oznacza to braku technicznego przetwarzania dźwięku podczas rozmowy ani usunięcia danych wymaganych prawem, kopii bezpieczeństwa lub metadanych łączności przechowywanych przez dostawców. Inne rozmowy zgłaszane do obsługi mają okresy wynikające z celu sprawy i zasad opisanych w pkt 7.

Zapis akceptacji Regulaminu i udostępnienia informacji o danych zawiera konto, czas, źródło, wersję i skrót dokładnej treści dokumentu. Zapis udzielenia lub wycofania zgody na asystenta zawiera także cel, kanał, wersję tekstu i kryptograficzny identyfikator potwierdzonego numeru. Zachowujemy historię, aby wykazać dokonany wybór i respektować wycofanie. Dowody są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie rozliczalności zgód oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie ochrony przed roszczeniami. Okres wynika z trwania konta i przedawnienia właściwych roszczeń; dane zbędne podlegają usunięciu, chyba że wymagane jest zachowanie ze względu na obowiązek prawny lub konkretną sprawę. Podstawy tej nie wykorzystujemy do obchodzenia wymogu zgody na marketing.

Udostępnienie polityki prywatności jest wykonaniem obowiązku informacyjnego, a nie zgodą na całe przetwarzanie. Mail o zmianie dokumentów jest informacją dotyczącą usługi, bez reklamy i bez pomiaru jego otwarcia. Jego wysłanie nie zmienia zgód użytkownika. Asystent ujawnia automatyczny charakter rozmowy i nie podejmuje decyzji wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.

Weryfikacja dostępu do rachunku firmy obejmuje dane wpłaty weryfikacyjnej: numer rachunku nadawcy przelewu, nazwę nadawcy, kwotę, walutę, datę i tytuł. Odczytujemy wpłaty na własny rachunek MAIKON, z technicznym udziałem Enable Banking. Nie uzyskujemy dostępu do rachunku użytkownika i nie żądamy jego hasła ani kodów logowania do banku. Dane służą potwierdzeniu konta i zabezpieczeniu transakcji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie obsługi umowy oraz lit. f w zakresie zapobiegania podszywaniu się pod firmę. Niejednoznaczne dopasowanie można zgłosić do obsługi w celu wyjaśnienia.

Przy komunikacji przez WhatsApp Business Platform Meta otrzymuje numer telefonu, treść wiadomości oraz identyfikatory i statusy potrzebne do ich obsługi. Przy powiadomieniach push Expo i dostawca systemu urządzenia otrzymują token powiadomień i przekazywaną treść. Powiadomienia dotyczące konta i sprawy służą obsłudze usługi. Push wymaga zezwolenia urządzenia, które można wyłączyć w jego ustawieniach. Marketing wymaga osobnego, uprzedniego wyboru właściwego kanału; samo konto, token push i akceptacja Regulaminu go nie włączają. Okresy przechowywania wynikają z celu i zasad opisanych w pkt 7; dostawcy mogą także przetwarzać własne metadane łączności i bezpieczeństwa na właściwych im podstawach.